Inventory Analyst

1. Descripción del puesto / Job Descriptión

Nombre del puesto/Job Title 

Analista de Inventarios.

Inventory Analyst.

Área o departamento / Department

Almacén

Warehousse

Puesto del jefe inmediato / Immediate Supervisor 

Líder de Almacén.

Warehouse Leader

Puestos subordinados / Subordinate Positions 

N/A

N/A

Organigrama/Position organization chart

Propósito del puesto / Job Purpose

Garantizar la precisión, integridad y disponibilidad óptima de las existencias (stock) en los puntos de almacenamiento. Gestionar los artículos del inventario entradas y salidas de manera más optima asegurando la continuidad de los materiales para las operaciones  de la empresa.

To ensure the accuracy, integrity, and optimal availability of stock at storage points. To manage incoming and outgoing inventory items more efficiently, ensuring the continuity of the company's workflow in operations.

Funciones y responsabilidades / Functions and Responsibilities

• Analizar las discrepancias detectadas al concluir los conteos físicos realizados por Auxiliares de Almacén.
• Identificar, documentar y sustentar la causa raíz de las diferencias de inventario.
• Registrar y conciliar en sistema (QAD) los ajustes necesarios para asegurar la exactitud entre inventario físico y sistema.
• Notificar, documentar y dar seguimiento a discrepancias detectadas en auditorías de recepción, envíos y materiales en proceso de ensamble de los productos.
• Supervisar y apoyar los conteos cíclicos y generales, garantizando cumplimiento de procedimientos.
• Controlar las operaciones diarias del inventario (entradas, salidas, movimientos y ajustes).
• Administrar y organizar los artículos del inventario, asegurando orden y trazabilidad.
• Controlar y dar seguimiento a los vales emitidos por las áreas de Producción y Calidad.
• Elaborar y entregar reportes de conteo y conciliación al área de Finanzas.
• Generar reportes de entradas y salidas de mercancía, así como informes ejecutivos del estado del inventario.
• Analizar el comportamiento y movimiento del inventario, identificando tendencias y desviaciones.
• Dar seguimiento al indicador de asertividad del inventario y proponer acciones de mejora.
• Coordinar con las áreas involucradas en la cadena de suministro para asegurar disponibilidad y confiabilidad del inventario.

• Analyze discrepancies identified after physical counts performed by Warehouse Assistants.
• Identify, document, and support the root cause of inventory variances.
• Process and reconcile inventory adjustments in QAD to ensure alignment between physical inventory and system records.
• Notify, document, and follow up on discrepancies detected during product receiving audits.Supervise and support cycle counts and full physical inventories, ensuring compliance with established procedures.
• Control daily inventory operations, including receipts, issues, transfers, and adjustments.
• Manage and organize inventory items to ensure proper control and traceability.
• Monitor and control vouchers issued by Production and Quality departments.
• Prepare and submit inventory count and reconciliation reports to Finance.
• Generate reports on inventory movements (inbound and outbound) and provide executive inventory status updates.
• Analyze inventory trends and movement to identify deviations and improvement opportunities.
• Track and monitor the inventory accuracy KPI and propose corrective and preventive actions.
• Coordinate with cross-functional teams within the supply chain to ensure inventory availability and data integrity.

Autoridad / Authority

• Validar discrepancias de inventario.
• Solicitar información y soporte a áreas involucradas.
• Ejecutar ajustes en sistema conforme a procedimiento.
• Solicitar reconteos cuando existan diferencias relevantes.
• Emitir reportes oficiales de conciliación.
• Proponer acciones correctivas por desviaciones.



• Validate inventory discrepancies.
• Request information and supporting documentation from involved areas.
• Execute system adjustments according to procedure.
• Request recounts when material variances are identified.
• Issue official reconciliation reports.
• Propose corrective actions for deviations.

Relaciones internas y externas / Internal and External Relations

- Internas: Logística, Compras, Producción, Finanzas, Planeación, Calidad.

- Externas: Auditores

-Internal: Logistics, Purchase, Production, Finance, Planning, Quality.

- External:  Auditors

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2. Perfil del puesto (competencias requeridas) / Job Profile (Required Competencies)

Escolaridad mínima / Minimum Education

Ingenieria Industrial, logística, Licenciatura en  Administración de empresas, contaduría y/o finanzas.

Industrial Engineering, logistics, Bachelor's degree in Business Administration, accounting and/or finance.

Idiomas/Languages

Nivel intermedio (inglés hablado y escrito) B1 (Deseable)

Intermediate  (English  spoken and written) B1

Experiencia laboral mínima / Minimum Experience

1 año (Mínimo)

1 year (Minimum)

Conocimientos técnicos / Technical Knowledge

Dominio Intermedio de Microsoft Excel.  (tablas dinámicas, funciones lógicas y análisis de datos).

Intermedia Mastery of Microsoft Excel.

Manejo avanzado de herramientas de gestión de inventarios, ERP

Advanced handling of inventory management tools, ERP

Conocimiento en control de existencias, logística inversa, inventarios cíclicos y físicos.

Knowledge of stock control, reverse logistics, cycle and physical inventories

Atención al detalle, experiencia en auditorias.

Attention to detail, experience in audits

Habilidades y destrezas / Skills and Abilities

-Alto sentido de ética e integridad.

-Capacidad analítica y pensamiento crítico.

-Atención al detalle.

-Organización y planeación.

-Orientación a resultados.

-Trabajo colaborativo.

-High sense of ethics and integrity.
-Analytical skills and critical thinking.
-Attention to detail.
-Organization and planning.
-Results-oriented.
-Collaborative work.

Certificaciones requeridas / Required Certifications

N/A

Indicadores de desempeño /

 Performance Indicators 

Inventory Accuracy 98%

Estatus de Surtido 90%

Cumplimiento entrega de materiales a producción 90%

Essential training for the position

ERP and QAD systems

ERP and QAD systems

Inducción al personal de nuevo ingreso (Recursos humanos, seguridad e higiene, aseguramiento de calidad, conocimiento del producto, área asignada).

Induction for new employees (Human resources, safety and hygiene, quality assurance, product knowledge, assigned area).

Equipment, tools or work machinery used

Laptop

Impresora

Printer

 Radio